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    一、岗位职责：负责客人的问询，查询处理客人信件物品，接待访客留言，掌管客房钥匙。

    二、问询处的服务项目和设备：

    1、 服务：问询、咨询、代客联络、代客订餐、找人会客、代言留言、钥匙保管、邮件处理等。

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    2、 设备：世界地图、中国地图、航空交通图、世界各国主要城市时刻表、电脑查询机、钥匙保管架、东莞电话号码簿、客史档案架、名片册、卡片盒。

    三、业务要求：

    1、能流利地使用一门以上外语进行服务接待，回答询问。

    2、熟悉酒店服务设施及特色；掌握当地主要餐馆、康乐场所和购物中心的营业时间、交通情况、电话号码；掌握酒店附近银行、邮局、教堂、医院的情况；了解飞机航班、车次的到离时间；懂得公共关系学的基础知识。

    3、熟悉酒店各项规章制度、涉外政策与法规，主要客源国历史、地理及风土人情，掌握酒店房价结构、房间种类及位置、住客情况与保密规定。

    4、懂得外事接待礼仪礼节，对客人提出的各种问题能给予圆满的回答和处理，具有较强的口头表达能力。

    5、熟悉当地各级政府机关、社会团体、外事机构的办公地点和电话号码。

    四、问讯处工作内容：

    1、 咨询：客人咨询的问题涉及面很广，包括酒店内部、外部的信息，如市内交通、旅游方面的问询等。为了回答客人各种各样的问题，问询员必须掌握大量的信息，同时要准备好最新的问询资料，以备客人随时咨询。

  &

www.5ijcw.com nbsp; 2、 查询：问讯处要经常接待非住客人的查询，查找住店客人的有关情况。查询的主要内容有：客人的房号，客人是否在酒店，有无他人来访住客等。若有这样的查询，问询员的应先问清来访者的姓名，与住店客人的关系等，然后打电话到被查询的那位住客的房间，经客人允许后，才可以让来访者上楼层找住店房人。如果客人不在房内，为确保客人的隐私权，不许将住客人的房号告诉来访者，也不可以让来访者到房间找人。

    3、 代客留言：分对内留言和对外留言两类，有电话留言和当面留言两种方式。

    对内和对外留言的程序：

    1)、接到留言要求，准备好留言本，询问需留言的宾客姓名及房号，并在电脑中核对对方提供的姓名和房号是否相符。

    2)、将留言者的姓名及所在地点记录在留言条上，询问并仔细聆听记录留言内容，将留言内容复述一遍以确保无误。

    3)、记下留言者的电话号码，告诉留言人将及时转达，并在留言条上标明日期和时间，签上记录者姓名。

    4)、将留言条放在客人的钥匙孔格内，待客人前来取钥匙时将留言交给客人，如此时该客房钥匙不在，则应开亮该房间内电话机上的留言灯。

    5)、当客人在房间发现留言类闪亮，打电话来询问时，将留言读给客人听，并询问客人是否需要亲自看留言，如需要，让行李生送至房间。留言处理完毕，关闭客人房间的留

www.5ijcw.com 言灯。

    6)、对内当面留言，除留言内容由留言者亲自书写外，应对住客姓名、房号、日期、时间等加以核查，有的对内留言是给尚未到达的预期入住客人的，此时将留言信封在预订表上注明，待客人抵店后交予客人。

    7)、对外留言由住店客人亲自书写，经核查后存放在前台，待外边客人打电话或亲自前来询问时，转交客人。

    4、 钥匙的分发、保管、遗失处理：

    1)、客房钥匙的分发必须严格控制：

    A、 问讯员可直接把钥匙发给熟悉贵宾、长住客人、酒店的常客。

    B、 对于不熟悉的客人，问讯员则应有礼貌地询问客人的姓名，然后与钥匙架存放的卡条、在店客人名单、客房状况或电脑终端核对，证明天误后才能把钥匙交给客人。

    C、 如有疑问，还可请客人出示房卡(欢迎卡)以供核对，这样做目的是为了把钥匙发给真正的住客。

    2)、管理客房的钥匙应注意以下几点：

    A、 注意钥匙、邮件架的安全，不准无关人负拿取钥匙。

    B、 每交接班后，负责检查所有钥匙的放置位置是否正确。

    

www.5ijcw.com C、 注意与收银人，行李员楼层服务中心，团队陪同保持联系，提醒离店客人归还钥匙。

    D、 定期擦拭钥匙，发现损坏，立即更换。

    3)、客人遗失钥匙：

    A、 查看钥匙格和附近的钥匙格，看有没有放错。

    B、 追踪钥匙，询客并帮助客人回忆可能遗留的地方，让楼层服务员检查客人房间，仔细查找。

    C、 为其另换一个钥匙，将原设置的钥匙作废，并做遗失记录。

    5、 住店客人邮件处理：

    1)、收到信件，在电脑中查出房号后，放入钥匙格内，待客人回来交给客人，如客人已经离店也无要求转寄，则将信件退回邮局，请其退回发信人。

    2)、挂号信、包裹单、汇款单、快件等，必须在信件传递记录表上登记，并马上通知客人来前台签字领取。如客人不在房间则开启留言灯，并在钥匙格放入留言条以做提醒。

    3)、对于预订未到客人的邮件要注意保存，待客人到达时，按工作程序转交客人。

    4)、错投和死信的处理，邮件错投是邮局发给酒店信函。如果是普通信件，应在邮件上贴上退批条，说明原因，请邮递员取回。挂号邮件或快递类错投，在接收时应先认真仔细

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    6、 电传和传真的处理：

    1)、接到客人的电传或传真以后，首先通过电脑检查客人是否已离店，确认未离店，在信件传递记录表上登记，并马上电话通知客人来取电传或传真。如果房间里没有人，则开留言类。

    2)、客人来取电传或传真时，请其在信件传递记录表上签字。

    3)、晚上21：30中班统一清点所有电传或传真以及留言，请行李部派人送至客人房间。

    7、 客人要求隐匿身份：

    1)、对于隐匿身份客人的意愿，应予以尊重，接到有隐匿身份的客人要求之后，一定要马上通知本班同事，并将信息通过交班和交班本传达给其它同事。

    2)、在处理查询电话或来访者时，只为客人规定范围的来访者或查询者提供信息。

    8、 托转物品处理：

    1)、处理客人托转物品，必须按要求请客人填写客人托转物品登记表(如有较大的行李需要托转，让客人寄存到行李部)，并做好交接记录。

    2)、托转人姓名、地址、联系电话以及收件人的姓名、地址、电话等，要尽

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    3)、所托转的物品在存放有效日期内还未拿走的应主动按地址、电话与托转人或收件人取得联系。

    4)、对于存放并转交机票、大笔现金等，应婉言拒绝不予受理。

    9、 代发信函、邮件：

    由于前台工作条件所限，一般不受理挂号信函和包裹寄出，接到客人交来准备发出的信函、邮件后，先称重量，然后按照邮局提供的邮资表将邮票卖给客人，如果客人没有时间，应为客人代贴邮票，并应在发出件背后加盖酒店收发章，然后将这些邮件统一装进前台邮箱中，待邮递员按时取走。

    10、 办理叫醒服务：

    1)、叫醒单一式两份，一份给总机，一份留给前台。散客要求叫早，在确认时间以后写在叫醒单上，并请其在叫醒单上签名。

    2)、团队叫早一般由领队和陪同处理，在他们确认叫早时间以后，必须请其在前台留言表上签字，以示同意所定的时间，然后将房号抄在表上。

    3)、各岗位人员将所有的叫醒申请记录送至总机处。

    11、 接待来访者：

    1)、来访者要找某位客人，问清是否已约好，确认以后打电话通

www.5ijcw.com 知客人，如果客人不在房间，可请来访者在大厅稍候或告诉其客人可能去何处，但不能让来访者去客人房间等待。

    2)、来访者要找总经理，应问清其姓名、单位和其来意后，请客人稍候，打电话给总经理，请示如何处理。

    12、 遗失物品的处理：

    1)、在接到遗失物品时，应问清在何时何地发现的及发现人的姓名。

    2)、将遗失物品情况详细记录在遗失物品本上，并通知大堂副理，以便有人来询问时及时回答，并知会同事以交接班。

    3)、客人来前台认领遗失物品时，须请客人把所丢物品详细情况说明，待查明物品特征与客人所描述相符时，请其签字认领并记下证件号码，然后将物品交还失主。

    4)、客人未来领取的遗失物品，应立即交至客房服务中心，并办理移交手续。

    13、 其它有关事项的处理：

    1)、非本店客人要求发传真、打电话、复印等，可让其到商务中心办理。

    2)、非本店客人要求提供洗衣服务，联系楼层服务中心，让服务中心前来收取。

    3)、本店员工由于某种原因要求自已或他人使用客房，须得到店领导的有效签字。

www.5ijcw.com     4)、遇特殊情况自已难予处理，须及时请示领班、主管、部门经理或值班经理。

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