酒店物料采购程序之我见

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     酒店各部门在日常的经营管理中，需要大量物料，为了不占仓位，通常进货是直接存放在使用部门中的，所以这批物料的短缺，均由使用部门直接提出物料的申购单，这些物料申购单的数量较大，涉及面较广，几乎所有酒店部门都有，因此在申购与审批过程中均需严格控制，考虑因素有下面两个方面：　 
     1、部门在提出物料申购单的时候，应详细了解该物料的现存数、每日用量、采购和审批期、目前物料的价格和涉及的成本因素、物料的质量情况有无需请采购部门寻找新的替代品种的建议等等。 

www.5ijcw.com      2、采购部门在接到使用部门的《物料申购单》后，应充分审阅并明确其内容，根据内容来寻找物料的供应商，并且在多家供应商之间进行寻价和询价工作。要了解物料的性能、用途、价格等等，使采购人员完全将使用部门物料采购意图落实在供应商的物料之中,使供应商了解酒店使用部门的物料的真正用途,同时采购部门也将与供应商的谈判中,得到价格、质量等方面的信息，以便与其他供应商比较。 
                    
     二、物料采购程序  
     1、使用部门经理签发的《物料申购单》  
     2、采购部门根据《物料申购单》内容寻找供应商和报  
     3、财务总监根据酒店的实际情况审核申购数量和供应商情况  
     4、饭店分管领导审定圈价并经总经理签署  
     5、供应商根据酒店采购部门的书面通知或合同向酒店供货  
     6、酒店验收部门根据审定情况验收并处书面凭据给供应商

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     7、供应商根据酒店物料验收情况向酒店财务部门索取物料货  
     三、物料的采购  
     物料的采购并非单是物料的购置，所以物料的采购过程中须考虑更多方面的情况，除名称外产地、规格、报价、批号、生产日期、有效期限、运输、包装和装运规格、存放、冰冻品含冰率、物料的净重、物料的生产季节、合同的签订方式、付款内容等等、这些因素在物料的采购中应随时考虑到，要由2-3家同类供应商的选择并寻价，在供应商背靠背的寻价中得到启发并如实向上级报考。有些重要的物料货长期供应的物料，还需签订供货合同，合同的条款须请专家和上级主管的确认方可。　 
                   
     在采购过程中，为使自己处于主动地位，应尽可能在事先取得经使用部门认可的物料样品和支付供应商最少量订金，待符合样品物料的全部到货后，再支付一定比例的货款，并有一定数额的尾款，以防物料中有不符合样品的物料夹带。 
                   
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www.5ijcw.com bsp; 采购部门在落实使用部门的申购任务时，应严格遵守申购单上的规定，在采购中由于时间、价格、质量、等因素的变化而定购不到某一物料时，应急时通知申购部门。如果需要进行物料调整或寻找代用品时，需由申购使用部门主管、财务总监和高级管理人员签署的《物料样品确认书》同意后方可。 
                   
     采购部门若发现申购单上的物料，属于新近增加而以往是未曾采购过的物料，采购部门应将新采购《物料样品确认书》一起保送财务总监，物料申购部门主管及有关专业人员验证签署后方可履行下一步的采购程。 

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