档案组卷原则和案卷的装订

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　　1、质量要求

　　1.1案卷内文件材料必须齐全、完整、准确、载体和书写材料必须符合耐久性要求，不得用复印件代替。凡需立卷的文件村料，从拟稿、会审、审稿、签发、编号、打字，一律使用有装订线的稿纸和专用打印纸。文件材料必须用毛笔、碳素墨水、钢笔（兰黑墨水）书写，严禁使用圆珠笔、红墨水、纯兰墨水、铅笔、复写纸起草、审批、修改、打印文件材料。

　　1.2案卷厚度文字材料一般不超过15mm，图样材料一般不超过50mm。

　　1.3文字材料与图样材料分别组卷。文件材料数量少的也可合并组卷。密不可分的文件依序排列在一起，文字材料在前，图样在后；若以图样材料为主，文字材料是对图样材料的补充说明，就可图样在前，文字材料在后。

　　2、组卷的方法

　　组卷要便于档案的利用和保管。

　　2.本公司档案的组卷

　　同一问题、同一事件、同一次会议、同一类别的文件要一起立卷；文件的正本与原稿、请示与批复、正件与附件、来文与复文、转发文件与原件、文电要放在一起立卷。组卷应注意以下几点：

　　（1）、分年度将档案按其形成或针对的年度分开。

　　（2）、分大类、分二级类将文件按单位的职能分工分开。

　　（3）、分级别将上级文件、本单位文件、同级机关和非隶属机关，但联系紧密的上、下级文件，如上级的批复，下级的请示等，应与本级文件放在一起。

　　（4）、分机构将文件按其形成或承办部门分开。外单位的要把直接主管与非主管单位分开。

　　（5）、分问题将文件按其所反映的问题分开。

　　（6）、分期限将文件按不同的保管期限分开。（注：永久卷中不许有短期保存的文件）

　　2.2基本建设类

　　2.2.1按子项工程，单项工程，专业性质等特征组卷

　　2.2.2前期工程中的动迁协议书按年度组卷，不同年度的文件一般不得放在一起组卷，但跨年度的请示与批复放在复文件组卷。水、电、地质勘探等资料分别组卷。

　　2.2.3设备仪器购置，安装与调试，使用与维修，更新改造阶段形成的文件材料，应与设备档案合并一起组成一卷。

　　3、卷宗内文件材料的排列

　　3.1由同一个责任者关于同一问题的文件材料所组成的案卷，按重要程度或形成日期顺序排列。

　　3.2由同一个责任者的不同问题文件材料所组成的案卷，按问题结合重要程度或形成日期顺序排列。

　　3.3由不同责任者的文件材料组成的案卷，按责任者结合重要程度或形成日期顺序排列。

　　3.4密不可分的文件材料依序排列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；转发文件的在前，原件在后；重要法规文件的历次稿依次排列在定稿之后；非诉讼案件结论性材料在前，依据性材料在后；文字材料在前，图样在后。

　　3.5请示与批复的排列，上级批复件排在前，本单位请示在后。

　　3.6本单位转发上级机关的文件，批转、通报下级机关的文件，上级原文、下级报告放在本机关转发、批转、通报之后。

　　3.7会议文件的排列，公司党支部、行政、会议记录按时间顺序排列；公司党员会、职代会等每次会议为整体，会议通知，工作报告、会议纪要，决议排在前，其它排在后。

　　4、编写页号要求

　　4.1组卷前要去掉文件中的空白纸张，单面书写的文件材料在其右下角编写页号，双面书写的文件材料，正面在其右下角，背面在其左下角编写页号，图样页号编写在标题栏外。

　　4.2折迭的大张文件材料编一个号（案卷封面、卷内文件目录、备考表不编号）。

　　4.3复印文件与原文件统一组卷、统一编号，

　　4.4对不装订的图样在每张图纸的右下角用铅笔编号。

　　注：不装订的案卷，应在卷内每份文件上加盖件号章。

　　5、卷内目录填写要求

　　5.1顺序号，一个文件一个号；正文和附件、正文和底稿，都应编一个顺序号。

　　5.2文件编号，填写发文机关的发文字号即照实抄录、代字、年度、顺序号。

　　5.3责任者：写制发件的组织者或个人、填写责任者时一般应用全称或通用简称。联合发文时一般应将所有责任者照实抄录，责任者过多时可适当省略，但立档单位是联合发文责任者之一时则必须抄录立档单位名称。

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