档案组卷原则和案卷的装订

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　　5.4文件标题栏，按原标题填写；没有标题的需根椐文件内容，重新拟定标题并加[]；正文和附件要分别写出标题；简报的每一期应分栏填写标题内容；会议记录要分次填写，标出时间内容。

　　5.5归档文件时间栏，填文件产生日期和落款盖章日期；没有落款和盖章日期，填写领导签发日期；转发件填文件转发机关落款日期；年月日要写全称，用阿拉伯数字填写，中间用顿号分开。

　　5.6页号栏，每一份文件填写起号，最后一份文件填写起止号。卷内目录排在首页之前，不编号。

　　5.7备考表，要填写卷内张数；卷内文件缺损、修改、补充、技术性差错、移出、销毁等要说明的事项。

　　5.8卷内目录，要用钢笔正楷书写。

　　6、案卷的装订

　　6.1案卷可采用装订和不装订的两种形式。文件要装订，图纸可以不装订。

　　6.2案卷各部分的排列顺序：案卷封面——卷内目录——文件材料的文件（图纸）——备考表——案卷封底。

　　6.3装订前的加工去掉案卷内文字材料的金属物。对大于要求文件，要折叠整齐，窄了的要加边，破损文件应按裱糊技术要求托裱，字迹褪变或扩散的应将其复制件附于原文后。

　　6.4统一文件材料的幅面（文字料的规格为260 185和297 210两种，图样规格为297 210)，大于规格的应折叠（图标应露在右下角），小于规格的应加工成统一幅面。由文字性材料组成的案卷均应采取三孔一线方法装订。孔距总长度160，中孔到边孔长度80，卷脊装订线的垂直距离15。案卷要用绳子装订好。装订一律在左侧，三孔装订，结头放在案卷后面。不装订的文件按序编页号，在每份文件材料的右上角加盖件号章填写卷内目录，卷尾放备考表，装入袋、盒中或直接装入盒中。

　　以上内容要求各部门按照规定单独组卷，写好卷内目录、全引目录、备考表，然后由档案室统一整理归档。案卷一律装入省档案局统一标准监制的档案盒中。根据案卷厚度，可一盒一卷，一盒数卷。达不到以上要求档案室有权拒绝接收。

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　　基本建设档案组卷细则

　　按工程项目或建筑项目设置类目。同一工程目内，包含工程的勘测、设计、施工、竣工验收和工程创优的全过程。基本建设文件材料的整理：从工程立项至工程设计、施工、竣工验收和工程创优全过程。具体内容如下：

　　1、有关工程建设的前期

　　要求将该工程的立项建议、可行性研究报告、项目评估调查、项目的批准文书、计划任务书、设计任务书以及其它有关协议、合同和委托书等，工程项目的环境调查，工程地质、水文地质、勘察记录、试验报告及其有关说明，地形、地貌，控制点测量定位和观测定位，水文、气象、地震等基本文件材料，工程占地、征地、拆迁工作的各种原始数据材料等等。

　　2、有关工程设计施工阶段

　　要求将该工程总体规划、初步设计、技术设计、施工设计以及关键技术试验、设计评价、审批材料、施工批准文件、工程施工招标、投标承包合同、协议文件、施工执照、开工报告、工程施工技术要求、工程图纸会审纪要、施工组织方案、施工技术安全措施、施工日记，隐蔽工程记录，分布分项工程施工质量，原始材料及构件出厂证明、质量鉴定和试验报告、设计变更、材料代用核定、施工事故报告和交工验收记录、施工工程总结、技术总结，工程设施、施工财务概算等文件。

　　3、有关工程项目竣工验收阶段

　　工程竣工验收报告，竣工图、工程财务决算材料、工程质量评审材料、工程现场验收记录、竣工验收决议文件等等，归入单项工程。

　　4、有关工程的设备、仪器安装

　　要求设备仪器施工安装记录、质量检查，焊接试验记录，擦伤检查记录、强度，密闭性试验报告、隐蔽工程检验验收记录，设备仪器安装系统调试记示等文件材料，统一按单项工程的运行生产流程进行整理，工程竣工移交设备仪器大类进行整理归档。工程设备仪器施工安装的基础土建部分的文件材料，按生产流程整理归入基本建设大类。

　　5、有关工程的涉外文件材料的整理

　　要求将有关工程涉外的询价、报价、投标、合同、协议、意向书、洽谈记录、工程备忘录等材料，围绕工程建设出国考察收集的材料、设计过程有关来住的电函、国外设计文件、设备和原材料到货开箱验收记录，商检和设备储运材料、国外现成技术人员提供的文件材料等，工程占地、征地、拆迁工作的各种原始数据材料等等，都归入具体单项工程内进行整理。另外：竣工验收需相应的档案管理人员到场签定方可。以上几个方面涉及的部门除按规定外均需两套资料提交档案室。

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