公司规范化办公程序的若干管理规定

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　　 11、印鉴不准出室，不得借给他人使用，各印鉴保管部室要及时清洗保养，以确保盖印清晰。

　　 12、公司印鉴、介绍信及各部室印鉴均要牢固加锁，不能随意放置。如因管理不善，造成事故，要视情况追究责任。

　　 三、公函邮寄程序：

　　 1、公司公函（包括财务汇票、工程档案、合同文本等）需使用EMS（邮政特快专递）邮寄的，由综合办统一办理。

　　 2、一般公函（对时间及安全系数要求不高的），本着降低成本减少办公费用的原则，由各部室按平信自行邮寄。

　　 3、公函办理EMS邮寄时，经手人要严格登记手续，综合办应及时处理，保证当日递送，不得拖延。

　　 4、公函邮寄只限各部室因工作需要而对外发出的各种信函，因私邮寄不予办理。

　　 四、办公设备及用品使用程序：

　　 范围：公司的办公设备是指办公使用的计算机及其外设、复印机、传真机、扫描仪等为固定资产管理的设备。办公用品是指办公用复印纸、水笔、笔记本、信笺等低值易耗品。

　　 目的：为了节约开支杜绝浪费，确保公司办公设备及办公用品的合理使用。

　　 参考文件：总公司《行政办公设备管理规定》（××字[20xx]第125号）

　　 1、办公设备由综合办根据需要，经主管领导批准后统一购置。

　　 2、办公设备由综合办会同采购部统一编号、建帐管理，各使用部门负责日常维护和保养。

　　 3、办公设备损坏由综合办查明原因，联系维修，并建立相应的维修台帐。

　　 4、办公设备报废需由综合办会同财务部共同确认，残体由综合办处置。

　　 5、办公设备使用要严格按照操作规程严禁自行拆卸部件。

　　 6、办公用品由综合办统一购置管理。

　　 7、办公用品要根据实际工作需要，于每周的周二上午按照部门所需，由专人一次性集中办理领用手续。

　　 8、特殊需要的办公用品要提前在综合办登记，经领导批准后统一购置。

　　 9、综合办根据领导审批后的采购清单进行办公用品的购置，并将采购物品

分类进帐。

　　 五、图书购置、借阅程序：

　　 1、图书资料由各部室经理编制购书计划，报公司主管领导批准，由各部室自行购置。

　　 2、购置图书后，购置人应持图书及发票到综合办办理图书入库及借阅手续，由综合办在发票联签字后方可到财务部办理有关报销手续。

　　 3、图书资料应由综合办加盖公司公章、编写图书书号及进行图书资料的登记。

　　 4、综合办应按照ISO14001及OHSAS18001的有关程序，在相关图书资料上加盖“有效版本”章。

　　 5、借阅人员应爱护图书，因个人原因损坏、丢失图书资料的要照价赔偿。

　　 六、信息传递程序：

　　 1、公司上下级、各部室之间的情况交流，信息沟通，在企业经济运行中起着重要意义。

　　 2、对于总公司下行的信息（包括Fax、E-mail、电话通知、信函等）由综合办统一查收，并做好记录，报呈公司领导后下发相关部室承办。

　　 3、各部室要认真对待与上级、同级、下级以及有关单位之间的联系，接到有关信息后，应立即作好记录，将记录内容及时传达到有关部门和人员，并及时处理有关事项。

　　 4、各部室间的信息沟通可通过会议、简报、个别交流等多种形式进行。

　　 5、公司建立健全呈阅件制度，各部室可采用呈阅件的形式向公司领导汇报工作，提出建议。综合办应加强呈阅件的管理，做到件件有落实，事事有回音。

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