公司规范化办公程序的若干管理规定
11、印鉴不准出室,不得借给他人使用,各印鉴保管部室要及时清洗保养,以确保盖印清晰。
12、公司印鉴、介绍信及各部室印鉴均要牢固加锁,不能随意放置。如因管理不善,造成事故,要视情况追究责任。
三、公函邮寄程序:
1、公司公函(包括财务汇票、工程档案、合同文本等)需使用EMS(邮政特快专递)邮寄的,由综合办统一办理。
2、一般公函(对时间及安全系数要求不高的),本着降低成本减少办公费用的原则,由各部室按平信自行邮寄。
3、公函办理EMS邮寄时,经手人要严格登记手续,综合办应及时处理,保证当日递送,不得拖延。
4、公函邮寄只限各部室因工作需要而对外发出的各种信函,因私邮寄不予办理。
四、办公设备及用品使用程序:
范围:公司的办公设备是指办公使用的计算机及其外设、复印机、传真机、扫描仪等为固定资产管理的设备。办公用品是指办公用复印纸、水笔、笔记本、信笺等低值易耗品。
目的:为了节约开支杜绝浪费,确保公司办公设备及办公用品的合理使用。
参考文件:总公司《行政办公设备管理规定》(××字[20xx]第125号)
1、办公设备由综合办根据需要,经主管领导批准后统一购置。
2、办公设备由综合办会同采购部统一编号、建帐管理,各使用部门负责日常维护和保养。
3、办公设备损坏由综合办查明原因,联系维修,并建立相应的维修台帐。
4、办公设备报废需由综合办会同财务部共同确认,残体由综合办处置。
5、办公设备使用要严格按照操作规程严禁自行拆卸部件。
6、办公用品由综合办统一购置管理。
7、办公用品要根据实际工作需要,于每周的周二上午按照部门所需,由专人一次性集中办理领用手续。
8、特殊需要的办公用品要提前在综合办登记,经领导批准后统一购置。
9、综合办根据领导审批后的采购清单进行办公用品的购置,并将采购物品
分类进帐。五、图书购置、借阅程序:
1、图书资料由各部室经理编制购书计划,报公司主管领导批准,由各部室自行购置。
2、购置图书后,购置人应持图书及发票到综合办办理图书入库及借阅手续,由综合办在发票联签字后方可到财务部办理有关报销手续。
3、图书资料应由综合办加盖公司公章、编写图书书号及进行图书资料的登记。
4、综合办应按照ISO14001及OHSAS18001的有关程序,在相关图书资料上加盖“有效版本”章。
5、借阅人员应爱护图书,因个人原因损坏、丢失图书资料的要照价赔偿。
六、信息传递程序:
1、公司上下级、各部室之间的情况交流,信息沟通,在企业经济运行中起着重要意义。
2、对于总公司下行的信息(包括Fax、E-mail、电话通知、信函等)由综合办统一查收,并做好记录,报呈公司领导后下发相关部室承办。
3、各部室要认真对待与上级、同级、下级以及有关单位之间的联系,接到有关信息后,应立即作好记录,将记录内容及时传达到有关部门和人员,并及时处理有关事项。
4、各部室间的信息沟通可通过会议、简报、个别交流等多种形式进行。
5、公司建立健全呈阅件制度,各部室可采用呈阅件的形式向公司领导汇报工作,提出建议。综合办应加强呈阅件的管理,做到件件有落实,事事有回音。
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